Uitnodiging Algemene Ledenvergadering 27 maart 2023

Aanvang 20.00 uur in de kantine van AV Nova

Agenda Algemene Ledenvergadering 27 maart 2023

1: Opening en vaststellen van de agenda

2: Mededelingen en ingekomen stukken

3: Vaststellen notulen vergadering 28 maart 2022

4: Jaarverslag van het bestuur

5: Jaarverslag commissies

6: Financiële verantwoording AV Nova

7: Contributieverhoging

8: Verslag van de kascommissie/Benoeming nieuw lid kascommissie

9: Financiële verantwoording Stichting Sportaccommodatie Nova

10: Veilig Sporten

11: Aftredende en aantredende commissieleden

12: Benoeming van de bestuursleden; aftredend Jos Hoogeboom en Margo Hogervorst niet                      herkiesbaar, Bram Berkhout en Maaike Tesselaar herkiesbaar. Roland Karsten aantredend

13: Rondvraag en sluiting

Notulen Algemene Ledenvergadering 28 maart 2022

Aanvang: 20.00 uur

Aanwezig: Matthijs de Groot, Truus Rood, Petra Taams, Nelina Bruin, Jos Hoogeboom, Carlo de Moel, Bram Berkhout, Deni van Schagen, Marieke Brakkee, Ada Jonker, Jan Dick Ligthart, Aad Pancras, Marian Nolten, Piet Stuyt, Marjanne Jansen, David Reijmerink, Isabelle Brus, Jim Bruin, Piet de Waard, John Vader, Pim van den Bulk, Trineke Rozendaal, Hugo Vader, Jos Schalkwijk, Roland Karsten, Willem de Maare, René Tijm, Piet van de Welle, Joop Nota, Rob Duvivier, Jesse Smit, Theo Tesselaar, Gerrie Masteling, Marian Robert, Peter Robert, Maaike Tesselaar, Linda Hurkmans, Emma van der Pal, Martijn Kroes, Eefje de Vlieger

Afwezig met af bericht:

Lars Dignum, Ruud Doodeman,

1: Opening en vaststellen van de agenda

Petra Taams opent de vergadering en heet iedereen van harte welkom op deze Algemene Leden vergadering. Een Algemene Ledenvergadering die we voor het eerst in twee jaar gelukkig weer live kunnen houden.

2: Mededelingen en ingekomen stukken

Geen mededelingen en ingekomen stukken

3: Vaststellen notulen vergadering 29 maart 2021

Correctie van Jos Schalkwijk: Jos Schellingerhout, moet worden veranderd in Jos Schalkwijk.

De notulen van de ALV van 29 maart 2021 worden vastgesteld.

4: Jaarverslag van het bestuur en commissies

Verslag van de Jeugdcommissie: Nelina Bruin

Ondanks de Corona maatregelen zijn vrijwel alle jeugdtrainingen door gegaan en zijn er onderlinge wedstrijden geregeld. De jeugd Wintercompetitie, bestaande uit ongeveer 12 wedstrijden, heeft doorgang gevonden. Wanneer een wedstrijd niet georganiseerd kon worden, is deze vervangen door een onderlinge wedstrijd of werd er een training georganiseerd. Deelnemers die aan meer dan 7 wedstrijden hadden meegedaan ontvingen een attentie. Er zijn 37 attenties uitgereikt.

In maart werd voor het eerst een meerkamp festival georganiseerd. Zes weken lang stond een specifiek atletiek onderdeel in de schijnwerpers. Op maandag werd training gegeven door een trainer die gespecialiseerd was in een betreffend onderdeel en op vrijdag werd het betreffende onderdeel beoordeeld. Afsluitend aan de meerkamp zijn de diploma’s uitgereikt en is er een feestavond georganiseerd.

De clubkampioenschappen meerkamp en de afsluiting van het baanseizoen is eveneens afgesloten met een feestavond voor pupillen en junioren.

Sinterklaas kon niet doorgaan, maar er werden wel cadeautjes gebracht.

De wandelvierdaagse kon dit jaar niet op de traditionele wijze worden georganiseerd. De commissie heeft toen als alternatief 4 wandelroutes online gezet. Deze routes konden gelopen worden in de periode van half april tot half mei. In de wandelroutes was een puzzeltocht verwerkt.

Toevoeging vanuit de vergadering is, dat het fijn is dat er voor de jeugd nog iets kon worden gedaan ondanks de Corona maatregelen.

Verslag sponsorcommissie Roland Karsten:

Er was wat achterstand bij de sponsorcommissie. In 2021 is er vanuit de sponsorcommissie niet gefactureerd. Om deze achterstand weg te werken en de coördinatie omtrent facturering en sponsoring goed op te pakken, is er een bijeenkomst geweest met alle leden van de sponsorcommissie, Carlo de Moel (penningmeester), Jos Hoogeboom (vicevoorzitter) en Gerrie Masteling (Ledenadministratie). Dit heeft geleid tot een positieve boost. In maart is de nodige actie genomen, met excuses richting de sponsors. De verwachting is dat de schade zal meevallen.

De lijst van sponsoren is geactualiseerd. Gerrie Masteling heeft alle informatie in Sportlink (administratief systeem) gezet. Er komt een duidelijk overzicht en ook de facturatie zal in 2022 vanuit Sportlink gaan.

Jos Schalkwijk: Hoeveel sponsors heeft Nova? Antwoord is: 70

Piet van de Welle: Waarom plaatsen we geen sponsor borden op de Hoogspring accommodatie e.d.  Goed idee. Idee wordt meegenomen en onderzocht.

Ledenadministratie: Gerrie Masteling

Spannend wegens Corona. Ondanks dat is er een lichte groei waarneembaar in het aantal leden. Er zijn meer mannen dan vrouwelijke leden. Bij de master vrouwen is er een afname in leden van 10 vrouwen. Op 1-1-2022 telde Nova totaal 326 leden.

Kantinecommissie, presentatie Marieke Brakkee:

De kantinecommissie heeft vele taken. In de Corona tijd moesten er voortdurend veranderende maatregelen worden toegepast. Er is heel veel schoongemaakt. Wanneer er iets georganiseerd kon worden, werd de inwendige mens meer dan goed verzorgd. Truus heeft inmiddels het diploma Sociale Hygiëne gehaald. We voldoen daarmee aan de gestelde eisen.

Baanwedstrijdencommissie: René tijm

Afhankelijk van de gelden Coronamaatregelen hebben de volgende wedstrijden doorgang gevonden: In maart de Clubcross, een virtuele competitie in april en juni, pupillencompetitie in juli en in oktober de clubkampioenschappen.

Voor het komende jaar is het raadzaam om onderling met de verschillende commissies, de agenda’s af te gaan stemmen. Er waren dit jaar wat uitdagingen om de diverse evenementen tegelijkertijd te laten plaatsvinden. Uiteindelijk is het allemaal wel gelukt.

Er is zorg voor het verkrijgen van voldoende jury leden. Het blijft een uitdaging om mensen hiervoor te enthousiasmeren. Hetzelfde geldt voor starters. De Jury cursus 2022 volgt nog.

Materiaalcommissie en wandelcommissie: Marian Robert

De Wandelgroep bestaat precies vandaag 25 jaar! Er zijn 70 leden. Een paar 80 plus leden zijn gestopt en er zijn een paar 50 plus leden bij gekomen. Ook bij de wandelcommissie moest het een en ander worden aangepast door Covid. Er is een puzzel wandeltocht georganiseerd, de Boerenland en Boerenkoolloop wandeltocht hebben kunnen doorgaan en leverde goede opbrengsten!  

Punt van aandacht is de continuïteit van de wandelgroep. Nu Petra Taams uit het bestuur gaat, is er in het bestuur geen vertegenwoordiging meer voor de wandelgroep. Marian geeft aan hierover in contact te willen met het bestuur. Ook over het voortbestaan van de wandelgroep maakt zij zich zorgen. Geeft aan dat zij en Peter Robert veel doen voor de wandelgroep en dit niet nog vele jaren kunnen volhouden.

 Mathijs de Groot: Dank voor alle extra support tijdens een wedstrijd die hij van de wandelgroep ontving toen deze op de baan trainde.

Trineke Rozendaal en Marjan Nolten: Zijn heel tevreden over de wandelgroep en de organisatie van de tochten!

Sportaccommodatie: Er gaat een renovatie van de baan en middenterrein plaatsvinden. Deze renovaties worden verplaatst naar 2027.

Marian bedankt Piet Stuyt voor al zijn inzet met zijn ploeg.

Klusploeg: Piet Stuyt

Naast alle reguliere dingen, als schoonmaken van binnen en buitenaccommodatie, lampjes vervangen e.d. Zijn er grote klussen gedaan, ondanks dat er door de Coronamaatregelen niet veel kon. Er is met een kleinere groep gewerkt. Er is een nieuwe geluidsinstallatie geïnstalleerd, er is elektra rond de baan gemaakt, er zijn veel kabels getrokken en leidingen gelegd naar de juryruimte.

Piet bedankt de klusploeg voor de enorme inzet die zij iedere 2 weken verrichten.

Jaarverslag Bestuur.

Het bestuur heeft zich het afgelopen jaar voornamelijk beziggehouden met vele veranderende protocollen m.b.t. de Coronamaatregelen. Petra Taams geeft aan dat dit met name een uitdaging is geweest voor de trainers.

Verder heeft het bestuur en met name Deni, zich ingezet om de sociale veiligheid binnen Nova onder de loep te nemen. Er is de nodige aandacht besteed aan dit onderwerp, Een voorbeeld hiervan is dat er in de “week van respect” een gastspreker was uitgenodigd om iets te vertellen over LHBTI. Er was een goede opkomst en het werd een geslaagde bijeenkomst. Veilig Sporten blijft een continu proces en blijft op de Nova agenda als vast punt!

Pauze

5: Verslag van de penningmeesters AV Nova en Stichting Sportaccommodatie Nova 2021

Carlo de Moel AV Nova: Winst en verliesrekening.

Het resultaat over 2021 is uitgekomen op €  12.724,- positief.. Dit komt mede door de tegemoetkoming regeling van geleden schade door Corona en kwijtschelding van de solidariteit kosten (in totaal € 13.056). Zonder deze eenmalige baten was het resultaat negatief geweest.

Er hebben in 2021 meer evenementen plaatsgevonden dan vorig jaar (door Corona). De Boerenkoolloop loop, de Boerenkoolwandeltocht en de Boerenlandwandeltocht hebben voor forse inkomsten gezorgd.

Omdat Nova over 7 jaar 50 jaar bestaat en wij dit niet ongemerkt voorbij willen laten gaan, wordt er een jaarlijks een bedrag gereserveerd om dit te kunnen bekostigen.

De balans is redelijk recht toe, recht aan. Op de bankrekening staat € 67.412,- en er staan nog wat debiteuren open.

De “special Olympics” ging dit jaar niet door maar was in 2020 al betaald. Dit geld is in 2021 weer teruggestort.

Er staat nog een klein bedrag open op crediteuren.  

Truus Rood: Hoe zit het met de kosten voor de vereniging. Antwoord: De vereniging heeft weinig kosten gehad o.a. door sponsoring.

In de begroting over 2022 wordt er uitgegaan van een klein positief resultaat (€ 875,-). De verwachting is dat de Raboclub kasactie een groot succes blijft. De post “evenementen” is wat afgeschaald omdat er geen finale competitie gehouden wordt. Verwacht wordt dat er een inhaalslag plaats gaat vinden bij de sponsoren. De uitgaven voor de accommodatie blijft op hetzelfde niveau, de afdracht van de leden ook. De kostenpost voor de trainers gaat wat omhoog omdat er meer geïnvesteerd is in de trainers. En er is een reservering gemaakt voor het 50-jarig bestaan.

Jos Schalkwijk: Vraag m.b.t de reservering voor het 50-jarig bestaan: Kan dat ook zonder reservering? Antwoord luidt dat een reservering is gemaakt om te voorkomen dat we ineens een te groot bedrag kwijtraken.

Hugo Vader: Hoe zit het met clubkleding. Antwoord luidt: Clubkleding is voornamelijk voor de jeugd (Jasjes en singletjes). Er is een klein voorraadje. Jim Bruin: is er geen vaste kledinglijn voor de senioren? Die was er wel, maar is gestopt omdat er onvoldoende aftrek voor was. Er is wel een mogelijkheid om clubkleding zelf aan te schaffen bij 2 sportzaken. Er mag op het wedstrijdshirt geen sponsors reclame gedrukt worden.

Jaarverslag sportaccommodatie Stichting door Jan Dick Ligthart

(Petra Taams: het jaarverslag van de Stichting is informatief en hoeft niet volgens de statuten).

Exploitatieoverzicht: De afdracht van de huur en solidariteit zijn afwijkend t.g.v. de Corona maatregelen.

Raboclubkasactie en actie Deen zorgde voor enige inkomsten. De kantine inkomsten zijn een stuk lager uitgevallen door eveneens alle Coronamaatregelen. Er is een reservering voor groot onderhoud en onderaan de streep staan we € 2600,- in de min.

De uitgave is redelijk gelijk gebleven.

De afschrijving van gebouwen (het Clubgebouw en het krachthonk) e.d. hebben een afschrijving van 30 jaar.

De verzekeringspremie is gestegen wegens komst van het krachthonk.

Overzicht balans: Er zijn geen gekke dingen. Het eigen vermogen is iets gezakt.

Begroting 2022 is beraamd op de tijd van voor Corona.

De verwachting is dat de rekening van de Nutsbedrijven hoger worden dan begroot.

6: Verslag van de kascommissie

De kascommissie bestaande uit Jos Schalkwijk en Jim Bruin, zijn bij Carlo geweest. Complimenten voor Carlo, prima voor elkaar. Decharge wordt verleend.

7: Goedkeuring van de balans en staat van baten en lasten

Goedkeuring wordt gegeven.

8: Vaststelling van de begroting 2022

De begroting wordt vastgesteld.

9: Benoeming nieuw lid kascommissie

Jim Bruin treedt af. De vraag wordt gesteld wie voor het boekjaar 2022 in de kascommissie zitting wil nemen. Dit worden Hugo Vader en Jos Schalkwijk.

10: Benoeming erelid Piet Stuyt.

Piet Stuyt wordt officieel benoemd tot erelid. Door Corona heeft dit niet eerder fysiek plaatsvinden kunnen in een Algemene Leden vergadering.

Robert Karsten doet een woordje met daarin alle verdiensten van Piet. De “ster” met zijn naam op ” the wall of fame”, wordt onthuld. Petra doet nog een woordje en bedankt Piet voor al zijn inzet. Piet bedankt eenieder.

Peter Robert is 40 jaar trainer. Truus en Petra doen een woordje en bedanken Peter voor zijn inzet. Peter doet een dankwoord en hoopt dat als hij stopt met het geven van training, de wandelgroep in stand wordt gehouden. Marian bedankt de andere trainers.

11: Benoeming van de bestuursleden; aftredend Petra Taams niet herkiesbaar

Jos houdt een woordje ter afscheid van Petra. Bedankt haar voor al haar inzet en voor de vernieuwingen die zijn doorgevoerd onder haar voorzitterschap zoals o.a. een beleidsplan en het vernieuwen van de statuten.

12: Kandidatuur voorzitter: Isabella Brus

Er hebben zich geen tegenkandidaten gemeld. Isabelle wordt de nieuwe voorzitter!

Isabelle komt bij het bestuur zitten en houdt een woordje. Vertelt dat ze niet hiervandaan komt, hockeyde, sinds 10 jaar loopt en dan nu voorzitter wordt van Nova. Geeft aan dat er veel gebeurt binnen de vereniging. Er zijn veel nieuwe dingen ontstaan en goede bestaande dingen worden in standgehouden. Isabelle geeft aan veel zin te hebben om voorzitter van de vereniging te mogen zijn.

13: Aftredende en aantredende commissieleden

Geen

14: WBTR

De Wet bestuur en toezicht rechtspersonen (WBTR) is bedoeld om het bestuur en toezicht van verenigingen en stichtingen te verbeteren. Bijvoorbeeld: Hoe gaat het met stemmen, bezitten van contant geld in de kas, het 4- ogen principe. Dit zijn dingen die geregeld moeten worden in deze wet. Door deze wet is er een noodzaak tot aanpassing van statuten. Er is inmiddels navraag gedaan bij de notaris. We hebben 5 jaar de tijd om de statuten te wijzigen. Het lijkt raadzaam om de Stichting en Vereniging te laten fuseren. En daarna pas de nieuwe statuten te maken omdat anders problemen kunnen ontstaan met de afdracht belasting. En de vraag blijft, als de BTW wordt afgeschaft, er nog een Stichting nodig is.

15: UBO-regeling

Een UBO is een 'ultimate beneficial owner' of uiteindelijk belanghebbende. De instelling is verplicht om de identiteit van de UBO vast te stellen en door te geven aan de Kamer van Koophandel. Het bestuur is bezig om aan deze wettelijke verplichting te voldoen.

16: Veilig Sporten

Deni van Schagen: Er is een risicoscan van het NOC/NSF m.b.t. veiligheid. Het wordt aangeraden gedragsregels en specifieke omgangsregels voor social media binnen de vereniging op te gaan stellen Er komt nog een oproep aan de leden om hierover mee te denken.

Verder is er een lezing geweest m.b.t. LHBTI. Er was al een vertrouwenscontactpersoon aangesteld. Er komt een VOG (verklaring omtrent het gedrag) voor bestuursleden en trainers. De VOG is voor Iedereen met een verantwoordelijke functie. Tevens wordt er een cursus voor trainers gegeven m.b.t. het leren herkennen van grensoverschrijdend gedrag. Deze cursus wordt vergoed door de gemeente.

17: WVTTK (Wat verder ter tafel komt)

Gerrie Masteling: Graag wisseling van commissies doorgeven aan de ledenadministratie zodat sportlink actueel blijft. Kan d.m.v. het versturen van een e-mail naar Gerrie Masteling.

18: Rondvraag en sluiting

Matthijs de Groot: Wordt er in het bestuur gesproken over baanregels? Het komt voor dat er door 60 man gebruik van de baan wordt gemaakt, die verdeeld zijn over 4 groepen. Is het een idee om baanregels op te stellen? Jos Hoogeboom: Punt wordt opgepakt en we gaan navraag doen naar de wensen van atleten en trainers hierin.

Marian Robert vraagt of het zinvol is om Zwefilo hierin te betrekken? In eerste instantie niet, want Nova bepaald de regels.

Hugo vader: Hoe zit het met de vernieuwing van de Polsspring en Hoogspring mat? Antwoord: Een nieuwe set is kostbaar. De vraag is of een dergelijke uitgave rechtvaardiging geeft van het gebruik.  Maaike Tesselaar vult aan dat we voor dat geld jaren kunnen trainen bij een andere vereniging.

De Pols en Hoogspring accommodatie voldoet nu niet aan de eisen. Op korte termijn is het niet haalbaar om dit te veranderen omdat de accommodatie te dicht op de baan zit. Mogelijk komt er een aanpassing in 2027.

Trainen op deze accommodatie kan wel, maar met gebruik van extra matten. Het trainen is echter op eigen risico.

Jesse Smit: Blijft de lay-out van de baan hetzelfde of wordt het anders? Bram geeft aan dat wensen kunnen worden doorgegeven aan het bestuur/Stichting, maar dat het niet heel anders wordt.

Tot slot woord van dank van Petra.

Einde vergadering

Notulen Algemene ledenvergadering 28 maart 2022